Whistleblowerordning
AB-ELCO har etableret en whistleblowerordning, der følger EU-direktiv 2019/1937.
AB-ELCOs whistleblowerordning bliver håndteret
af WhistleSystem ApS, hvilket sikrer en fuldstændig anonym og sikker anmeldelsesproces for whistlebloweren. Whistleblowerordningen bør anvendes, hvis medarbejdere eller andre interessenter oplever alvorlige forseelser eller lovovertrædelser, der finder sted i eller i forbindelse, med AB-ELCO. Yderligere detaljer om, hvad der kan anmeldes, er beskrevet whistleblowerpolitikken under ”Hvad kan anmeldes?”
AB-ELCO opfordrer til, at man i tilfælde af forseelser eller lovovertrædelser kontakter sin nærmeste leder og informerer om hændelsen. Dette er dog ikke altid den mest optimale fremgangsmåde og kan resultere i, at anmeldelser går tabt.
Af denne årsag har AB-ELCO oprettet en whistleblowerordning, der giver mulighed for, at man stadig kan anmelde forseelsen, hvis man ikke ønsker eller kan henvende sig til sin nærmeste leder, eller hvis man ønsker at være anonym.
Anmeldelser kan foretages af alle, der har adgang til ordningen. Hos AB-ELCO inkluderer det interne interessenter, der har fået kendskab til en forseelse.
En whistlebloweranmeldelse kan omfatte personer, situationer og hændelser. De personer, der kan rapporteres om, er i udgangspunktet alle interessenter, så længe anmeldelsen er relevant efter kriterierne under ”Hvad kan anmeldes?” og relateret til AB-ELCO.
AB-ELCO har valgt følgende som administratorteam:
Christine Jeppesen og Mathias Kaaber Christophersen.
Whistlebloweren kan få adgang og anmelde igennem WhistleSystem som følger:
1. Gå til AB-ELCOs Whistleblower System.
2. Udfyld skemaet med de nødvendige informationer så administratorerne kan håndtere anmeldelsen. Anmeldelse i systemet sker anonymt. WhistleSystem er den eneste kanal, hvor anmeldelser kan foretages anonymt.
Login kan benyttes af alle relevante stakeholders, som AB-ELCO har ønsket, skal have adgang til whistleblowerordningen.
Efter anmeldelsen er sendt, vises et unikt rapport-ID, som skal gemmes et sikkert sted. Dette ID giver dig adgang til at logge ind og åbne anmeldelsen igen. Du kan derved starte en anonym dialog, sende eventuel dokumentation, og svare på uddybende spørgsmål fra administratorteamet. AB-ELCO opfordrer whistlebloweren til at logge ind jævnligt efter anmeldelsen er sendt, for at kunne svare på eventuelle opfølgende spørgsmål.
Der henvises til brugermanualen til systemet, for en detaljeret gennemgang af anmeldelsesprocessen.
Rapporterne behandles af AB-ELCOs administratorteam.
Processen forløber som følger:
- Administratorteamet giver besked til whistlebloweren, om at anmeldelsen er modtaget inden for 7 dage.
- Administratorteamet vurderer og kategoriserer anmeldelsen og forestår en indledende undersøgelse. I denne fase er det muligt, at administratorteamet har brug for mere information eller dokumentation fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren igennem systemet.
- Behandlingen af anmeldelsen påbegyndes og tilrettelægges efter anmeldelsens karakter. Indledningsvist foretages en intern behandling af sagen. Sager af særlig grov karakter, eller som påbyder det, vil blive videregivet til politiet til videre behandling.
- Whistlebloweren informeres om, hvad der er gjort i sagen inden 3 måneder fra anmeldelsens modtagelse. Hvis sagen er længerevarende, opdateres whistlebloweren løbende.
En del af direktivet fastslår, at whistleblowere ikke må straffes for at stå frem med oplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre sig om fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge af anmeldelsen. Såfremt anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet, vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes af AB-ELCO efter anmeldelsen er indgivet.
Dette inkluderer følgende straffe (repressalier): Opsigelse, suspension, degradering, undladt forfremmelse, ændring i arbejdstid og -opgaver, nedgang i løn, intimidering, chikane og social udelukkelse på arbejdspladsen.
Med AB-ELCOs whistleblowerpolitik ønskes der at lægge op til større åbenhed og mere sikkerhed for den enkelte medarbejder eller andre stakeholdere.
Systemet anvender en række sikkerhedsforanstaltninger, som gør at du som whistleblower er sikret. Nogle af disse omfatter:
- Fuld kryptering gennem hele processen
- ISO 27001-certificeret (informationssikkerhed)
- ISO 27701-certificeret (overholdelse af GDPR)
- ISO27001-godkendte servere i Europa
- Schrems II-compliant
- SSL-teknologi
- Shield og WAF på applikationsniveau
- To-faktorgodkendelse på administratorniveau
- Redundans på både applikations- og databaseniveau
- Arkitektur bygget på den nyeste teknologi
- Løbende AI-monitorering
- Ingen IP-logning
Spørgsmål til AB-ELCOs whistleblowerordning kan stilles til:
Administrator Christine Jeppesen
Hvad kan anmeldes?
Whistleblowerordningen kan kun anvendes, hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtrædelser. Det vil sige, at ting som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter, eller utilfredshed med vilkår, ikke kan anmeldes igennem (via) whistleblowerordningen. I sådanne tilfælde henvises til den nærmeste leder.
Eksempler på områder, der kan rapporteres igennem whistleblowerordningen omfatter, men begrænser sig ikke til følgende punkter.
- Sexisme
- Seksuelle krænkelser
- Fysisk vold
- Diskrimination
- Økonomisk kriminalitet
- Arbejdssikkerhed
- Forbrugerbeskyttelse
- Produktsikkerhed
- Brud på udbudslovgivningen
- Brud på persondatalovgivningen
- Brud på miljømæssig lovgivning
- Hvidvaskning
Det er dog AB-ELCOs politik, at vi hellere vil have én anmeldelse for meget end én for lidt for at sikre at vi modtager alle relevante anmeldelser. Det betyder, at hvis du er i tvivl om din anmeldelse falder ind under ovenstående, opfordres du til at sende anmeldelsen.
